Oprogramowanie WordSmith pozwala nie tylko na edytowanie tekstu, lecz również na jego formatowanie i synchronizację z innym sprzętem oprócz palm. Aplikacja doskonale współgra również z przenośnymi klawiaturami coraz częściej stosowanymi do umieszczania tekstu w palmtopach zamiast Graffiti. Głównym zadaniem WordSmith jest edytowanie tekstu. Nie było by to, żadną nadzwyczajną jego funkcją gdyby nie fakt, że aplikacja ta obsługuje formaty Doc, Word, RTF i Memo Pad. Jednocześnie istnieje możliwość formatowania tekstu we wszystkich plikach. Tekst może być pogrubiany, pochylony, podkreślony, przekreślony. Istnieje możliwość wstawiania akapitów, tabulatorów, kontrolowania czcionki i odstępów między znakami i wierszami. Aplikacja posiada również funkcję synchronizacji dokumentów w palmie z systemem Windows PC poprzez dołączony do pakietu specjalny kanał. Pakiet instalacyjny integruje się z MS Word i Palm Desktop, aby ułatwić synchronizację. WordSmith dostosowany jest do współpracy z przenośnymi klawiaturami Palm Foldable i Targus Stowaway, dzięki czemu można kontrolować pracę aplikacji poprzez przyciski na klawiaturze.
Pakiet instalacyjny WordSmith instaluje w komputerze stacjonarnym lub laptopie z systemem Windows aplikację na pulpicie i kanał HotSync do synchronizacji danych między palmem a komputerem. Można również dodać pozycję do menu w Microsoft Word i ikonę do Palm Desktop, które uruchamiają aplikację pozwalającą na wybór dokumentów do synchronizacji. Jeżeli używa się WordPad lub innego programu zamiast MS Word nie można dodać pozycji do ich menu, ale można korzystać z aplikacji WordSmith na pulpicie. Dokumenty przekonwertowane do formatu WordSmith są przechowywane w folderze "Moje Dokumenty", lecz można opcjonalnie wybrać inny folder docelowy dla tych plików podczas instalacji. Użytkownicy systemu Linux i Mac mogą korzystać z prostych narzędzi do konwersji załączonych do pakietu instalacyjnego WordSmith, aby konwertować pliki Word i RTF do dokumentów WordSmith w palmie. Aktualnie są prowadzone prace nad udostępnieniem oprogramowania WordSmith użytkownikom systemu Macintosh.
W palmie, instalowana jest aplikacja WordSmith. Pozwala ona na czytanie, edytowanie i tworzenie dokumentów w formacie Doc, Word i RTF. Przy otwieraniu aplikacji pokazuje się okno z listą wszystkich możliwych do odczytu plików znajdujących się w palmie. Na górze ekranu znajdują się dwie zakładki oznaczone "Memo" i "Doc". Lista z zakładką "Memo" wyświetla wszystkie dokumenty "Notatnika" (Memo Pad) zapisane w palmie a lista "Doc" wszystkie pliki Doc, Word i RTF. Pliki Word i RTF są wyróżnione ikonami "W" po lewej stronie nazwy. Pliki Doc nie mają żadnej ikonki a notatki Memo są ponumerowane. Kliknięcie na ikonkę przy nazwie pliku otwiera menu pozwalające na szybkie edytowanie, przesyłanie, usuwanie, zmianę nazwy, zmianę kategorii lub odczyt informacji o pliku, pozwalając na zaoszczędzenie żmudnego zwiedzania różnych menu i podmenu. U dołu ekranu znajduje się przycisk "New" do tworzenia nowych dokumentów i okienko "Filter" do wpisywania ciągu znaków, które mają być wyszukane wśród nazw dokumentów.
Najbardziej rozbudowaną funkcją WordSmith jest edytowanie. Aplikacja oferuje pełną gamę opcji formatowania tekstu: pogrubienie, pochylenie, podkreślenie, przekreślenie; tabulacji, odstępów miedzy znakami i wierszami, wypunktowania, układu strony, oraz określania czcionki. Niestety, możliwość wyświetlania różnych rodzajów czcionek w palmie jest ograniczona, ale można je zachować dla wersji wyświetlanej w PC.
Wszystkie funkcje formatowania dokumentu są bardzo łatwo dostępne poprzez menu lub pasek narzędzi, który znajduje się u dołu ekranu.
Aby wyświetlić więcej linii tekstu można ukryć pasek narzędzi wciskając ikonę strzałki znajdująca się w prawym dolnym rogu ekranu lub przycisk "Full Screen" w menu "Options".
WordSmith posiada również rozszerzoną opcję wklejania tekstu, która pozwala na przechowywanie ostatnich 10 znaków wyciętego tekstu i wyświetlania ich w specjalnym menu. Szybkie uderzenie w spinacz wkleja ten fragment do dokumentu niezależnie od położenia kursora. Kursor WordSmith pozostaje zawsze na swojej pozycji mimo przesuwania tekstu przy pomocy przycisków góra i dół. Dzięki temu nie trzeba szukać kursora w tekście przed kontynuacją pisania.
W menu "Edit" znajduje się opcja znajdź i zmień, która pozwala na znalezienie wybranego ciągu znaków i zmienienie go na inny. Wyszukiwać można nawet w innych aplikacjach.
Jeżeli chcemy edytować bądź przeglądać bardzo długi tekst, bardzo przydatnymi funkcjami będą funkcje "Go To Paragraph...", oraz "Go To/Count...", znajdujące się w menu "File". Pierwsza z nich wyświetla pierwsze linie wszystkich paragrafów znajdujących się w tekście w postaci menu, które pozwala na szybkie przejście do konkretnego fragmentu dokumentu. Druga opcja otwiera okno dialogowe z lista wyliczająca ilość paragrafów, znaków i słów w dokumencie, oraz położenie kursora w procentach. W oknie dialogowym znajdują się dwa przyciski "top" i "bottom" dla lepszej nawigacji. Jeśli użytkownik palma korzysta przy pracy z WordSmith z przenośnej klawiatury Palm Foldable lub Targus Storway może używać funkcji ułatwiających kontrolując wszystkie dostępne opcje menu komendami z przycisków klawiatury. Klawiatura może służyć do przewijania tekstu, przeglądania linijka za linijka, zaznaczania znaków, słów lub paragrafów.
Jeżeli dokument ma być wykorzystany tylko do czytania można wyłączyć funkcje edycji, aby zapobiec przypadkowemu wprowadzeniu zmian w dokumencie. W tym celu należy wcisnąć przycisk "Edit" u dołu ekranu. Spowoduje to pojawienie się trzech nowych ikon po prawej stronie przycisku "View". Pierwsza pozwala na przesuwanie tekstu linia za linią, za pociągnięciem rysika po ekranie - przy zatrzymaniu rysika przesuwanie również się zatrzymuje. Druga uaktywnia za przesunięciem rysika przewijanie tekstu, lecz dzieje się to znacznie szybciej, przesuwając tekst o cały fragment znajdujący się na ekranie. Trzecia opcja to przesuwanie tekstu w formie ciągłej, reagujące na dotknięcie rysika i zmieniające tempo - zatrzymanie jest możliwe po zmianie opcji przewijania lub kiedy dokument dotrze do początku lub końca dokumentu.
Pomimo iż oprogramowanie WordSmith jest bardzo zaawansowane i funkcjonalne posiada kilka cech, które powodują pewne ograniczenia w działaniu. Należą do nich:
- Brak funkcji bookmark, która zdaje się być niezbędna przy edycji plików w palmie. Funkcja "Go To Paragraph..." oferuje podobne właściwości, lecz nie dokładnie te same.
- Program WordSmith nie może współpracować z edytorem MagicText, co powoduje niemożność użycia funkcji "drag and drop" przy użyciu rysika.
- Nie ma możliwości zastosowania słowników i narzędzi thesaurus.
- w tekście nie można umieszczać tabel.
- Sformatowane pliki RTF i Word nie mogą być zapisane w formacie Doc.
Ponieważ jest to pierwsza wersja oprogramowania WordSmith oznaczona 1.0 nie należy się dziwić że pewne funkcje nie są w niej dostępne. Twórcy oprogramowania pracując nad kolejnymi jego wersjami na pewno będą starali się rozbudować jego właściwości i dopasować go do potrzeb użytkowników. Mimo iż obecna wersja jest pierwszą dostępną i nie oznaczoną jako wersja "beta" jest i tak wyjątkowo rozbudowana w stosunku do innych edytorów tekstu. Aplikacja w Palmie zajmuje około 300 Kb jednak jest warta zajęcia takiej ilości pamięci, ponieważ jest naprawdę bardzo użyteczna, szczególnie dla osób zmuszonych do częstego pisania różnych tekstów czy to w pracy czy na w szkole. Dzięki WordSmith można w dowolnym miejscu i czasie sporządzić potrzebny dokument a potem go sformatować i skopiować do innego urządzenia. Nie trzeba już robić odręcznych zapisków i tracić cennego czasu na przepisywanie ich do komputera - wystarczy uruchomić aplikację WordSmith i przystąpić do tworzenia dokumentu.
